شکی نیست که همه ما دوست داریم در محیطی پویا و پرانرژی کار کنیم. دفاتر فضای کار اشتراکی، به‌دلیل امکانات و ویژگی‌هایی که دارند، توجه بیشتر افراد را جلب کرده تا برای کاهش هزینه‌های خود و افزایش خلاقیت، ارتباطات و فرصت‌های کاری استفاده کنند. کار کردن در محیطی که طراحی زیبا و خلاقانه‌ای دارد و افراد حرفه‌ای در آن حضور دارند، پادزهری برای انزوای کاری و مشکلات کار کردن در خانه است. اما اگر تجربه کار در فضای کار اشتراکی را داشته باشید، می‌دانید که اگر مراقب نباشید، به‌راحتی تمرکز خود را از دست می‌دهید و از کارتان عقب می‌مانید. بنابراین، به‌نظر شما چگونه می‌توانیم هم از مزایای فضای کاراشتراکی استفاده کنیم و هم بهره‌وری خود را در فضای کار اشتراکی افزایش دهیم؟

برای پاسخ به این پرسش بیایید ببینیم در فضای کار اشتراکی افراد چگونه کار می‌کنند.

کار در فضای کار اشتراکی چگونه است؟

اجازه دهید این موضوع را با تصور اشتباهی که اغلب درباره فضاهای کار اشتراکی وجود دارد بررسی کنیم. اغلب فکر می‌کنند که در فضای کار اشتراکی میزهای کاری اشتراکی وجود دارد. در حالی که فضاهای کار اشتراکی، مجموعه‌ای از اتاق‌های اداری انعطاف‌پذیر هستند که شامل دفاتر مبله، سالن‌، اتاق‌های رزرو جلسه، استودیوهای ضبط پادکست و ویدئو است. این چیدمان خیلی طرح بازی ندارد که تصور کنید انواع سناریوهای کاری در آن امکان‌پذیر است، اما بیشتر شرکت‌ها و تیم‌ها می‌توانند ترتیب مناسبی را برای کارکنان خود انتخاب کنند.

علاوه بر تسهیلات اشتراکی، بسیاری از دفاتر اشتراکی صندلی‌هایی را با پلان باز برای پذیرایی از کارمندان دورکار، فریلنسرها و شاغلان پاره‌وقت ارائه می‌دهد. از این سالن‌ها معمولاً افراد برای معاشرت و گفت‌وگوی کاری استفاده می‌کنند. این موضوع ممکن است موجب شود تمرکز و حواس‌ شما حین انجام کارها پرت شود، به‌خصوص اگر کارهایتان ضروری و فوری باشد.

بنابراین در این گونه مواقع چطور می‌توانید هم تعادل ایجاد کنید و هم تمرکزتان را در یک محیط کاری حرفه‌ای افزایش دهید؟

به‌عنوان راهکار، در ادامه هشت نکته مهم برای افزایش بهره وری در فضاهای کار اشتراکی را در اختیارتان قرار می‌دهیم:

۸ نکته مهم افزایش بهره‌وری در فضای کار اشتراکی

۱. داشتن برنامه زمانی

فهرستی از کارهای روزانه خود تهیه کنید و برای آن یک جدول زمانی، همراه با تعیین میزان فوریت و اهمیت آن‌ها، ایجاد کنید. به آن پایبند باشید و هربار که کاری را تمام کردید، یا به هدفی رسیدید به خود پاداش دهید. برای راحتی کار می‌توانید از ابزارهای نرم‌افزاری مدیریت پروژه مانند ترللو استفاده کنید.

۲. استراحت‌های منظم

گاهی برای رسیدن به اهدافمان آن‌قدر سرگرم کار می‌شویم که از استراحت جسم و ذهنمان غافل می‌شویم. در محل کار مهم است که در فواصل زمانی منظم استراحت کنید. برای این منظور می‌توانید از برنامه‌هایی مثل پومودورو استفاده کنید که در فواصل و زمان مشخصی زمان استراحت را به شما یادآوری می‌کند. خوب است که در زمان استراحت از پشت میزتان بلند شوید، قدم بزنید، با همکارتان صحبت کنید یا چای و قهوه بنوشید.

۳. حذف عوامل حواس‌پرتی‌

در محیط‌های پویایی مثل فضای کار اشتراکی، همیشه سروصدا وجود دارد. برای اینکه با تمرکز بهتری کارهایتان را انجام دهید، سعی کنید از هدفون یا گوش‌گیر استفاده کنید تا سروصدای محیط برایتان مشکلی ایجاد نکند. ابزارهای ارتباطی آنلاین خود را در حالت آفلاین یا خارج از دسترس تنظیم کنید و اعلان‌های آن را که حواس شما را پرت می‌کند، خاموش کنید. اگر کارتان به‌گونه‌ای است که به تمرکز و سکوت بیشتری نیاز دارید از اتاق‌های اختصاصی استفاده کنید یا گوشه‌ای دنج از فضای کار اشتراکی را انتخاب کنید که دور از سروصدای سالن‌ها، کافی‌شاپ و قسمت‌های استراحت باشد.

۴. داشتن میز مرتب

به‌طور متوسط، هر فردی در حدود ۹۰هزار ساعت از عمرش را پشت میز کار می‌گذراند. این زمان زیادی از عمر ماست که می‌توانیم آن را طوری که دوست داریم و می‌پسندیم تغییر دهیم تا کارایی بهتری داشته باشیم. اغلب ما میزمان را با باقی‌مانده‌های خوراکی‌‌ها، فنجان‌های کثیف و کاغذهای باطله پر می‌کنیم بدون آنکه متوجه باشیم این شلوغی‌ها تمرکز و حواس‌ ما را پرت می‌کنند.

محیط تمیز به شما کمک می‌کند تا انرژی مثبتی حین کار داشته باشید و با دقت بهتری کار خود را انجام دهید. پس همیشه پیش از شروع کار میزتان را مرتب کنید.

۵. استفاده از فناوری فضای کار اشتراکی

اگر تجربه کار در منزل را داشته باشید، می‌دانید که اتصالات ضعیف اینترنت، نداشتن امکاناتی مثل پرینتر یا دستگاه چاپگر چقدر آزاردهنده و وقت‌گیر است. در فضاهای کار اشتراکی شما هر لحظه و بدون صرف هزینه خرید یا نگهداری، مشکلات ارتقا یا تعمیر به ابزارهای فناوری  دسترسی دارید. این مزیت باعث می‌شود تا شما بدون نگرانی، کارتان را با کیفیت بهتری به پایان برسانید.

۶. شبکه‌سازی

یکی از قابلیت‌های مهم فضاهای کار اشتراکی شبکه‌سازی است. افزایش بهره‌وری فقط به‌معنای کار مداوم نیست. گاهی لازم است با ایجاد تعامل با افراد مختلف فرصت‌های کاری بهتری پیدا کنیم و آیا از تجربیات حرفه‌ای آن‌ها استفاده کنیم. پس با همکاران و افراد متخصص در فضای کار اشتراکی آشنا شوید. به روند انجام پروژه‌های آن‌ها توجه کنید. ایده‌ و تجربیات خود را درباره مسائلی که برای آن‌ها مطرح می‌شود به‌اشتراک بگذارید. این نوع همکاری‌ها بهره‌وری حرفه‌ای شما را بیشتر می‌کند و مانع روزمرگی می‌شود.

۷. بهره‌گیری از اتاق جلسات

وقتی از فضای کار اشتراکی برای انجام کارهایتان استفاده می‌کنید، دیگر درباره چگونگی انجام  پروژه‌های مهم خود نگران نیستید. نگرانی‌های ما درباره مسائل مختلف معمولاً مهم‌ترین عامل اثرگذار بر کیفیت کارایی ماست. اگر نویسنده هستید یا برای برگزاری جلسات به آرامش و سکوت نیاز دارید می‌توانید ازاتاق‌های اختصاصی یا جلسات فضاهای کار اشتراکی استفاده کنید. 

۸. مراقبه و یوگا

داشتن انگیزه و شادابی موضوع دیگری است که باید به آن توجه کنیم. مراقبه یکی از راهکارهای حفظ انگیزه است. شاید با خود بگویید کسی که فقط به کار فکر می‌کند و تمام وقت خود را با کار کردن پر می‌کند، چطور می‌تواند فرصتی برای یوگا داشته باشد؟ برای این کار چند راهکار ساده وجود دارد. از آنجایی که سلامت جسم پیش شرط سلامت ذهن و روان است نمی‌توان از آن ساده گذشت، بنابراین سعی کنید صبح‌ها زودتر از خواب بیدار شوید و ورزش کنید یا حداقل در طول روز ده دقیقه را برای تمرینات تنفسی یا مدیتیشن اختصاص دهید. نرم‌افزارها و برنامه‌های متعددی برای این کار وجود دارند که با نصب آن‌ها می‌توانید استرس‌های کاری خود را کاهش و تمرکزتان را افزایش دهید.

سخن پایانی

برای اینکه بهره‌وری خود را در فضای کار اشتراکی افزایش دهید، راهکارهای متنوعی وجود دارد. خوبی فضاهای کار اشتراکی در این است که در کنار امکانات مناسب کاری، انعطاف بیشتری برای کار کردن در اختیار دارید. در این محیط برای افزایش بهره‌وری یا می‌توانید جنبه‌های اجتماعی فعالیت‌های خود را در نظر بگیرید و از آن بخش از فضای کار اشتراکی استفاده کنید که مبتنی بر تعامل و همکاری است، یا از بخش‌های آرام و خلوت فضای کار اشتراکی استفاده کنید و کارهای خود را بدون وقفه انجام دهید. همان‌طور که در این مقاله اشاره کردیم، اینکه بخواهید در اتاقی اختصاصی کار کنید یا در محیطی اشتراکی کاملاً به نوع نگرش، تمایل و عادات کاری شما بازمی‌گردد. در واقع نوع انتخاب شماست که بیشترین تأثیر را بر کمیت و کیفیت کار شما می‌گذارد. بنابراین باتوجه به رویکرد خود و نکاتی که در این مقاله ارائه کردیم می‌توانید بهره‌وری خود را افزایش دهید.

اگر علاقه‌مندید درباره امکانات فضای کار اشتراکی بیشتر بدانید یا به‌دنبال اجاره دفتر کار منعطف هستید، یا می‌خواهید بهره‌وری فردی و تیمی خود را به روشی کارآمد و خلاقانه افزایش دهید و رشد کنید، لطفاً با مرکز نوآوری کندو تماس بگیرید.